|
مجيد فراهانی*
farahani@ppars.com
مقدمه :
موافق استاندارد PMI،
مديريت پروژه، شامل بكارگيری چهار عامل اساسی ا- دانش (Knowledge) 2-
مهارتها
(Skills) 3- ابزار (Tools) و 4- تكنيكهای
(Techniques) لازم در اداره جريان اجرای فعاليتها،
به منظور رفع نيازهای پروژه است .
نقش ابزار مناسب در
پيشبرد اهداف مديريت پروژه انكارناپذير است. در واقع پس از طراحی
سيستم مديريت پروژه در سازمان، بكارگيری ابزار مناسب در اين سيستم،
يكی از مهمترين
عوامل محقق كننده اهداف مديريت پروژه در سازمان است.
در اين يادداشتها
تحت عنوان “ابزارهای مديريت پروژه” بنا داريم به ابزارها و نرمافزارهای
مناسب مديريت پروژه اشاره نماييم.
نرم افزارMicrosoft
Project) MSP) :
نرمافزار
Microsoft Project يكی از قویترين
و قديمیترين
نرمافزارهای
موجود كنترل پروژه محسوب میشود.
اين نرمافزار
قريب به 10 سال است كه به بازار ايران وارد شده و به شكل گسترده توسط
كاربران و برنامهريزان
پروژه مورد استفاده واقع میشود.
مهندسان كنترل پروژه عموماً از اين نرمافزار
به عنوان ابزاری جهت مديريت زمان پروژهها
استفاده میكنند.
مايكروسافت پروجكت، عليرغم وجود برخی محدوديتها
و كمبودها (در مقايسه با نرمافزارهای
مشابه) به عنوان يك نرمافزار
كاربردی و پرطرفدار در جهان و خصوصاً در ايران روزانه مورد استفاده
كاربران بیشماری
قرار میگيرد.
سهولت كار با اين نرمافزار
، قابليت استفاده از امكانات Windows ، سازگاری با ساير نرمافزارهايMS
Office و شباهت كامل محيط و جعبه ابزارهای آن با ساير محصولات
مايكروسافت، راهنمای Online و كامل داخل برنامه، وجود گزارشها
وView های متنوع، امكان تعريف View ها وTableهای جديد و به طوركلی
داشتن يك محيطUser Friendly اين نرمافزار را به نوعی از ساير نرمافزارهای
مشابه متمايز كرده است.
اين نرمافزار،
مديريت پروژه تمام مراحل يك پروژه از برنامهريزی
تا تكميل و انتقال گزارشهای
نهايی را در برمیگيرد،
به طور خلاصه بايد گفت، در يك طرح، MSP ابزاری ارزشمند است برای:
الف) سازماندهی طرح
ب) زمان بندی كارها
ج) اختصاص منابع و هزينهكارها
د) تنظيم طرح برای
برآورد كردن محدوديتها
ه) آماده كردن گزارشها
برای انتقال طرح نهايی به همه كسانی كه بايد طرح مورد نظر را اجرا
كنند.
پس از آغاز پروژه و
اتمام كار برنامهريزی
پروژه توسط اين نرمافزار،
آن را برای كنترل و نظارت بر كارهای در دست اقدام، به شرح زير میتوان
به كار برد:
- كنترل عملكرد واقعی
- برنامهريزی
روی جدول زمانی پروژه
- اصلاح طرح برای رويارويی با احتمالات
- ارائه گزارشهای
مطلوب
شايان ذكر است برای
پروژههايی كه بيش از 9999
فعاليت دارند، از ابزارهای پيشرفتهتری
همچون نرمافزار
Primavera (كه به آن نيز خواهيم پرداخت) بايد استفاده نمود. معمولاً
توصيه میشود
به دليل سادگی فوقالعاده
اين نرمافزار
و يادگيری سهلتر
آن نسبت به ساير ابزارهای ديگر كنترل پروژه، قبل از يادگيری پريماورا
و يا ساير نرمافزارهای
مديريت زمان، به يادگيری MSP بپردازيد. در اين صورت به دليل مشابهت
مبانی و اصول برنامهربزی
و كنترل پروژه در اين نرمافزارها،
فرايند يادگيری نرمافزارهای
پيچيده بسيار سادهتر
خواهد شد.
ويرايش آخر اين نرمافزار
تحت عنوان Project 2002 Microsoft با قابليتهای
جديد به بازار آمده است.
در سايتهای
اينترنتی زير اطلاعات جديد و ارزشمندی از اين نرمافزار
مييابيد:
http://www.microsoft.com/office/project/default.asp
http://officesystem.partners.extranet.microsoft.com/msprojectpartner/
نرم افزار (Primavera Project Planner ( P3
بعد از معرفی نرمافزار
Microsoft Project (MSP) اكنون به معرفی P3 كه مخفف Primavera
Project Planner میپردازيم.
نرمافزار (Primavera
Project Planner ( P3 كاملترين
و قدرتمندترين ابزار مديريت پروژه در مديريت زمان در جهان شناخته شده
است. P3 قادر است پروژههای
تا سقف يكصد هزار فعاليت را به همراه منابع با محدوديت سازماندهی
کند.
اساساً P3 طراحی شده
است تا پروژههای
بسيار بزرگ و پيچيده را بدون هيچگونه محدوديتی در تعريف و اختصاص
منابع، به شكل كاملاً منعطف و ساده برنامهريزی
و كنترل نمايد.
هميشه سوالات متعددی برای
مديران پروژه مطرح میشود كه بارزترين آنها: «اين كار كی تمام می
شود؟»، «چه كسانی كار را انجام میدهند؟»، «چه اتفاقی خواهد افتاد اگر
.... (What-if)» و از اين قبيل میباشد.
P3 پاسخ اين سوالات را به سرعت و به شكل صحيح ارائه خواهد نمود.
كاربرP3 به راحتی میتواند
اطلاعات پروژه و فعاليتهای
آن را در اين بانك اطلاعاتی جمعآوری
نموده و به طرق مختلفی آنها را دستهبندی
كرده و به نمايش درآورد. همچنين به سادگی میتواند
روی جزئيات فعاليتهای
پروژه متمركز شده و نتايج كار خود را در قالب گزارش و نمودار در قالب
گرافيكی دلخواه نمايش دهد. به كمك ابزارهای انعطافپذير
P3 از قبيل 24 كد فعاليت، 16 كد بخشهای
اطلاعاتی دلخواه، 10 كد پروژه، 19مرحله مرتبسازی
دادهها
و 28 مرحله فيلتر به همراه 31 تقويم برای برنامهريزی
فعاليتها
میتوان
اطلاعات پروژه را در قالبهای
گوناگون دستهبندی
و تجزيه وتحليل كرد. اين نرمافزار
برای مديران پروژه توسط طراحانی كه خود مدير پروژه بودهاند،
تهيه شده است و دقيقاً به همين دليل است كه غالب نيازمندیهای
مديران پروژه را در برنامهريزی
و كنترل طرحها
را پاسخگوست.
به كمك P3 میتوان
شبكه فعاليتها
را سريعاً در قالب گرافيكی تهيه كرد و همچنين امكان انتخاب نوع
فعاليت را به سهولت امكان پذير مینمايد.
P3 سازماندهی اطلاعات
پروژه را آسان نموده است و میتواند
شرايط مورد نظر شما را به فعاليتها
تحويل كند. تحت شبكه بودن P3 اين قابليت را به آن بخشيده است تا
كاربران متعدد بتوانند در نقاط مختلف وبه شكل همزمان يا در زمانهای
دلخواه به بانك اطلاعاتی يگانه P3 متصل و پروژههای
خاص را برنامهريزی
و كنترل نمايند.
امكان لينك؛
بازخوانی اطلاعات و اشتراك دادههای
P3 با ساير نرمافزارهای
مديريت پروژه همچون MSP و Expedition (كه به آن هم خواهيم پرداخت)
وجود دارد.
برخی ديگر
از قابليتهای
اين نرمافزار
به شكل خلاصه عبارتند از :
Version جديد P3 تحت
عنوان
P3e كه مخفف Primavera Project Planner
Enterprise ميباشد به بازار آمده كه به شكل ساختاری با ويرايش
گذشته آن متفاوت است. با توجه به آنكه كمپانی پريماورا تمامی
پشتيبانیهای
خود را از ويرايش قبلی اين نرمافزار
برداشته است، بزودی P3e كاملاً جای P3 را خواهد گرفت. (در آينده
پيرامون قابليتهای
جديد P3e نيز با شما سخن خواهيم گفت.)
سايت اينترنتی اين
نرمافزار www.primavera.com
بوده كه در آن میتوانيد
مطالب متنوع و جديدی پيرامون اين نرمافزار
و ساير محصولات شركت Primavera مرتبط به مقولههای
مختلف مديريت پروژه بيابيد .
از شركت پريماورا و
محصولاتش در آينده بسيار خواهيم گفت!
*كارشناس ارشد برنامه ريزی و
كنترل پروژههای پارس جنوبی در پتروپارس
بازگشت
|
